Офис-менеджер( Актюбинский завод металлоконструкций )

29 Октября

Партнерские Вакансии

Компания "Актюбинский завод металлоконструкций"

Обязанности:

- прием документов и личных заявлений на подпись директора Компании;

- работу с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): прием, регистрация, передача адресату, учет, хранение документов;

- организацию получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;

- работу с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учет, хранение документов;

- по поручению директора подготовку проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;

- по поручению директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных;

- Осуществлять прием телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для директора информации в его отсутствие и доведение ее содержания до его сведения.

-Осуществлять организацию встреч посетителей и гостей Компании.

- Обеспечивать жизнедеятельность офиса:

- заказ воды по мере необходимости;

- заказ канцелярии по мере необходимости;

- осуществление подписки на периодические издания.

-Добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнять распоряжения директора Компании, использовать все рабочее время для производительного труда;

- Качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения;

- Поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей;

- Эффективно использовать персональные компьютеры, оргтехнику и другое оборудование, экономно и рационально расходовать материалы и энергию, другие материальные ресурсы;

- Соблюдать нормы, правила и инструкции по охране труда, производственную санитарию, правила противопожарной безопасности;

-Постоянно повышать свой профессиональный уровень и квалификацию для эффективного исполнения должностных обязанностей.

Требования:

• организацию делопроизводства;

  - схемы документооборота;

  - порядок прохождения и порядок контроля за прохождением служебных документов;

• Отбирать документы, которые требуют немедленного рассмотрения, докладывать о них генеральному директору.

• Ежедневно в определенные сроки получать и просматривать документы, осуществлять их регистрацию, направлять исполнителям.

• Вести учет прохождения документов и ежедневно контролировать сроки исполнения устных поручений и документов генерального директора руководителями структурных подразделений.

• Готовить и оформлять распорядительные документы.

  Готовить проекты документов по поручению генерального директора, обеспечивать согласование проектов с руководителями подразделений.

  Осуществлять и вести контроль документооборота между офисом и подразделениями.

• Готовить протокол собрание.

Условия:

• пятидневка график с 08.30 до 17.00 имеется развозка